Hùng BMPhần mềm giao hàng, thu tiền và công nợ của Công ty Quang Bách

Đăng nhập

1. Mở trình duyệt, gõ địa chỉ hungbm.techviet.cloud rồi bấm Enter.
2. Gõ Email và Mật khẩu mà quản trị viên đã cấp. Bấm Hiện cạnh ô mật khẩu để xem lại mình gõ đúng chưa.
3. Bấm Đăng nhập.

Ứng dụng mở trang Tổng quan. Nội dung trang này khác nhau tuỳ vai trò, xem mục Trang Tổng quan.

• Báo Email hoặc mật khẩu không đúng.: gõ lại cẩn thận, chú ý chữ hoa, chữ thường và bộ gõ tiếng Việt (nên tắt Unikey khi gõ mật khẩu).
• Báo Bạn đã thử quá nhiều lần, vui lòng thử lại sau 15 phút.: đợi 15 phút rồi thử lại.
• Chưa có tài khoản hoặc quên mật khẩu: liên hệ quản trị viên của công ty. Ứng dụng không có nút “Quên mật khẩu”.

Đưa ứng dụng ra màn hình chính điện thoại

Làm một lần, sau đó chỉ cần bấm biểu tượng Hùng BM như mở Zalo hay Facebook.

Điện thoại Android (Chrome)

1. Mở Chrome, vào hungbm.techviet.cloud và đăng nhập.
2. Bấm nút ba chấm ⋮ ở góc trên bên phải.
3. Chọn Thêm vào màn hình chính (hoặc Cài đặt ứng dụng), rồi bấm Thêm.

iPhone (Safari)

1. Mở Safari, vào hungbm.techviet.cloud và đăng nhập.
2. Bấm nút Chia sẻ (hình vuông có mũi tên đi lên) ở thanh dưới.
3. Kéo xuống, chọn Thêm vào MH chính, rồi bấm Thêm.

Làm quen màn hình và menu

Trên máy tính

• Menu màu xanh đậm bên trái chia thành các nhóm: Vận hành, Công nợ & thu nợ, Chi phí, Phân tích, Nhân sự, Hệ thống. Mỗi người chỉ thấy các mục mà vai trò của mình được dùng.
• Cuối menu có tên, vai trò và nút đăng xuất của người đang dùng.
• Dòng trên cùng cho biết đang ở trang nào, ví dụ Công nợ & thu nợ › Danh sách công nợ.

Trên điện thoại

• Thanh dưới cùng có 4 mục hay dùng (ví dụ Tổng quan, Đơn hàng, Công việc, Công nợ hoặc Điểm danh) và nút Danh mục.
• Bấm Danh mục (hoặc nút menu ở góc trên bên trái) để mở bảng ô lớn chứa mọi chức năng của mình, cùng nút Đăng xuất.
• Trên các trang danh sách, ô lọc được gom sau nút Bộ lọc. Con số trên nút cho biết đang bật bao nhiêu bộ lọc.

Hướng dẫn nổi

Lần đầu mở trang đăng nhập, menu và trang Tổng quan, ứng dụng tự hiện khung hướng dẫn chỉ vào từng phần. Bấm Tiếp để xem tiếp, Quay lại để xem lại, Xong để đóng. Mỗi khung chỉ hiện một lần trên mỗi máy. Muốn xem lại thì mở tài liệu này.

Mẹo dùng các bảng số liệu

• Giãn cột (máy tính): rê chuột tới mép phải của tên cột, giữ chuột và kéo sang trái hoặc phải. Tải lại trang thì cột trở về độ rộng cũ.
• Tô dòng đang xem: bấm vào một dòng (không bấm vào chữ có gạch chân hay nút) để tô màu dòng đó, giúp dò số khi cuộn ngang. Bấm lại để bỏ tô.
• Dòng tiêu đề đứng yên khi cuộn bảng dài. Ở bảng Đơn hàng trên màn hình rộng, 4 cột đầu (Mã đơn, Số HĐ, Mã KH, Khách hàng) cũng đứng yên khi cuộn ngang.
• Trên điện thoại, nhiều bảng tự đổi thành dạng thẻ dễ đọc. Bảng nào còn dạng bảng thì vuốt ngang để xem các cột bên phải.
• Số tiền ghi theo kiểu Việt Nam, ví dụ 1.250.000đ. Ngày ghi theo dạng ngày/tháng/năm.

Chụp và gửi ảnh chứng từ

Nhiều chỗ cần ảnh làm bằng chứng: ảnh chuyển khoản, ảnh tờ đơn khách ký nợ, ảnh hàng trả về, ảnh hoá đơn xăng, ảnh chứng từ chi phí. Mọi ô ảnh đều dùng giống nhau:

• Chụp ảnh: mở camera điện thoại để chụp ngay.
• Tải ảnh lên: chọn ảnh có sẵn trong máy, ví dụ ảnh chụp màn hình chuyển khoản.
• Nhận ảnh JPG, PNG, WEBP hoặc HEIC (ảnh iPhone), mỗi ảnh tối đa 8MB. Dòng n/6 ảnh cho biết đã có bao nhiêu ảnh và được gửi tối đa bao nhiêu.
• Đợi ảnh tải xong rồi mới bấm nút lưu. Nếu bấm sớm sẽ báo Ảnh đang được tải lên, vui lòng chờ.

Đăng xuất, trang báo lỗi

• Máy tính: bấm biểu tượng đăng xuất cạnh tên mình ở cuối menu bên trái.
• Điện thoại: bấm Danh mục, kéo xuống cuối, bấm nút đỏ Đăng xuất.
• Nên đăng xuất khi dùng máy chung hoặc cho người khác mượn điện thoại.

Năm vai trò trong công ty

Quản trị viên

Toàn quyền: mọi việc của kế toán và quản lý, cộng với tạo tài khoản và phân quyền.

Kế toán

Nhập đơn hàng, phân xe, ghi và duyệt tiền thu, duyệt phiếu thu nợ, quản lý công nợ, ghi chi phí, chấm công, lập bảng lương, xem báo cáo.

Quản lý

Xem tổng quan, giao việc, xem năng suất. Đây là cấp lãnh đạo, duyệt ứng lương, bảng lương, thêm giờ và chi phí.

NV bán hàng

Xem đơn và công nợ của khách mình phụ trách, lập phiếu thu nợ, nhận việc, điểm danh, đề nghị ứng lương.

NV giao hàng

Chỉ xem đơn của mình, ghi nhận giao hàng và thu tiền, chọn xe hôm nay, khai báo xăng dầu, nhận việc, điểm danh, đề nghị ứng lương.

Một người vừa bán vừa giao hàng có thể được gán vai trò NV bán hàng + giao hàng và dùng được chức năng của cả hai vai trò.

Bảng quyền theo vai trò

Kế toán

1. Sáng, nhập đơn: xuất file đơn từ hệ thống của hãng rồi nhập vào Hùng BM, mỗi ngành một file (Nutifood, Pepsi).
2. Phân xe: vào Phân xe giao hàng, chọn biển số, lái xe và phụ xe cho từng xe đi giao.
3. Trong ngày: theo dõi ô Cần xử lý trên trang Tổng quan. Duyệt tiền nhân viên giao hàng đã thu và duyệt phiếu thu nợ của người khác lập.
4. Đơn giao thất bại: mở từng đơn, chọn Giao lại hoặc Hủy đơn hàng.
5. Xe về kho: kiểm tiền, đơn nợ, hàng trả về rồi bấm Xác nhận hoàn thành chuyến.
6. Cuối ngày: xem Báo cáo bán hàng của ngày và xuất file nếu cần. Chấm công cho nhân viên văn phòng.

Quản lý (lãnh đạo)

1. Mở Tổng quan để xem đơn hôm nay, tiền đã thu, công nợ và xe đang giao.
2. Xem ô Cần xử lý và duyệt: ứng lương, bảng lương, thêm giờ, chi phí.
3. Giao việc thu nợ hoặc chăm sóc khách, rồi theo dõi ở danh sách công việc.
4. Cuối tuần, cuối tháng xem Năng suất nhân viên và Hiệu quả phương tiện.

NV giao hàng

1. Đến công ty: Điểm danh vào ca.
2. Trước khi đi giao: chọn Xe hôm nay. Bước này bắt buộc để chuyến giao được tính cho đúng xe.
3. Mở Đơn hàng. Tới mỗi khách, mở đơn và bấm Thanh toán để ghi hàng trả về, tiền mặt, chuyển khoản hoặc nợ. Khách không nhận hàng thì bấm Giao thất bại.
4. Đổ xăng thì khai báo xăng dầu kèm ảnh hoá đơn.
5. Xem Việc của tôi nếu được giao thêm việc.
6. Về kho: nộp tiền, tờ đơn ký nợ và hàng trả về cho kế toán, rồi bấm Kết thúc ca ở trang Điểm danh.

NV bán hàng

1. Điểm danh vào ca.
2. Mở Tổng quan để xem đơn hôm nay chưa xong và khách đang nợ.
3. Đi thu nợ: khách trả tiền thì lập phiếu thu nợ ngay tại chỗ. Ghi chuyển khoản thì kèm ảnh.
4. Xem và cập nhật Việc của tôi.
5. Theo dõi phiếu đã gửi được duyệt hay chưa ở Phiếu thu nợ của tôi.

Quản trị viên

1. Khi có người mới: thêm hồ sơ nhân viên, rồi tạo tài khoản và gắn Mã NVBH.
2. Khi có người nghỉ: vô hiệu hóa tài khoản và bỏ chọn “Đang làm việc” trong hồ sơ nhân viên.
3. Còn lại, quản trị viên làm được mọi việc của kế toán và quản lý.

Chọn ngành hàng Nutifood hoặc Pepsi

Đầu trang có hai nút lớn 1. Nutifood và 2. Pepsi. Bấm một nút để xem số liệu của ngành đó. Dòng bên dưới cho biết đang xem ngành nào. Máy sẽ nhớ lựa chọn này cho lần sau.

Ngành hàng chỉ đổi các số về đơn hàng, tiền thu và công nợ trên trang Tổng quan. Các ô Việc đang mở, Chờ kế toán duyệt và các việc cần duyệt luôn tính chung cả hai ngành.

Các ô chỉ tiêu

Đơn hôm nay

Số đơn đã xong trên tổng số đơn, kèm thanh màu theo trạng thái. Bấm để mở danh sách đơn.

Đã thu hôm nay

Tiền mặt (TM) cộng chuyển khoản (CK) đã thu trong ngày. Dòng nhỏ cho biết phần còn chờ duyệt.

Nợ mới hôm nay

Tiền nợ của các đơn Hoàn thành - Có nợ trong ngày.

Tổng công nợ

Tổng tiền khách đang nợ, số khách nợ và số khách quá hạn. Bấm để mở Công nợ.

Hàng trả về

Số đơn bị trả về toàn bộ (thất bại) và trả về một phần.

Việc đang mở

Số việc đã giao mà chưa xong. Bấm để mở danh sách công việc.

Chờ kế toán duyệt

Số phiếu và số tiền nhân viên giao hàng đã ghi mà kế toán chưa duyệt. Bấm để mở tab duyệt.

Bên dưới là các bảng: Tiến độ giao hàng theo nhân viên (bấm Xem đơn để mở danh sách) và Khách nợ nhiều nhất (bấm tên khách để mở công nợ của khách đó).

Ô “Cần xử lý”

Ô này gom mọi việc đang chờ mình. Mỗi dòng là một đường dẫn: bấm vào để tới đúng trang cần làm. Khi không còn việc, ô hiện Không có việc cần xử lý.

Quản lý thấy dòng phiếu thu nợ để nắm tình hình. Việc duyệt phiếu do kế toán hoặc quản trị viên làm.

Xe đang giao và xác nhận hoàn thành chuyến

Bảng XE ĐANG GIAO liệt kê các xe đã được phân đi giao mà chưa về: biển số, loại xe, lái xe, ngày phân xe, số đơn và tiền đã thu. Xe phân từ hôm trước có nhãn từ hôm trước. Bấm biển số để xem chi tiết xe, bấm Thống kê xe để xem tất cả xe.

Khi xe về kho (kế toán, quản trị viên)

1. Nhận đủ tiền mặt, tờ đơn khách ký nợ và hàng trả về từ lái xe.
2. Bấm Xác nhận hoàn thành chuyến trên dòng của xe đó.
3. Hộp hỏi lại Xe … đã về kho, nộp tiền, nộp đơn nợ và trả hàng trả về? Xe sẽ ẩn khỏi “Xe đang giao”. Bấm OK.

Xe biến khỏi bảng Xe đang giao. Ở trang Phân xe giao hàng, dòng của xe hiện Đã xong chuyến kèm giờ xác nhận.

Chọn ô và bảng hiện trên Tổng quan

1. Bấm Tùy chọn chỉ tiêu ở đầu trang.
2. Trong khung Tùy chỉnh trang tổng quan, tích hoặc bỏ tích các ô ở nhóm Chỉ tiêu và các bảng ở nhóm Bảng.
3. Bấm Lưu. Muốn trở lại như ban đầu thì bấm Khôi phục mặc định.

Lựa chọn được lưu theo tài khoản, nên đăng nhập máy khác vẫn giữ nguyên. Phải giữ ít nhất một chỉ tiêu. Thứ tự các ô là cố định.

Trang chủ của NV bán hàng

Dòng màu xanh đầu trang nhắc anh/chị đang xem số liệu của các khách mình phụ trách. Số liệu của nhân viên khác không hiện.

• Đơn hôm nay: bấm để mở danh sách đơn.
• Đã thu hôm nay.
• Khách tôi đang nợ: bấm để mở công nợ.
• Việc của tôi: bấm để xem việc được giao.
• Bảng Đơn hôm nay chưa xong và Khách tôi đang nợ. Bấm Tất cả hoặc Chi tiết để mở trang đầy đủ.

Trang chủ của NV giao hàng

• Dòng đầu trang có Mã NVBH của anh/chị.
• Thẻ Xe hôm nay: chọn xe đi giao trong ngày (xem Chọn xe hôm nay).
• Ba ô số: Đơn hôm nay, Đã xử lý, Còn phải giao.
• Bốn ô lối tắt: Đơn hôm nay, Việc của tôi, Điểm danh, Khai báo xăng dầu.

Nhập đơn hàng từ file của hãng

Trước tiên, xuất file đơn từ hệ thống của hãng:

• Nutifood: file “Dữ liệu thô đơn hàng” (.xlsx) xuất từ DMS Nutifood.
• Pepsi: file RawData.csv xuất từ ERP Pepsi.

1. Bấm Nhập đơn hàng trên menu.
2. Ở mục Ngành hàng, bấm ô 1. Nutifood hoặc 2. Pepsi. Phải chọn đúng ngành của file.
3. Bấm vào khung Chọn file Nutifood (hoặc Chọn file Pepsi) và chọn file vừa xuất.
4. Bấm Nhập đơn và đợi chữ Đang nhập… chạy xong.

Khung Kết quả nhập đơn cho biết đã tạo bao nhiêu đơn hàng, khách hàng mới, sản phẩm mới và nhân viên mới. Các đơn mới có trạng thái Chờ giao.

Các quy tắc cần biết

• Nhập lại cùng một file vẫn an toàn. Đơn đã có (trùng số hoá đơn hoặc mã đơn) sẽ được bỏ qua, không ghi đè. Nhờ vậy có thể nhập nhiều lần trong ngày khi hãng có thêm đơn.
• Nutifood: chỉ nhận đơn có trạng thái Đã duyệt; đơn Đã trả bị bỏ qua. Dòng khuyến mãi/POSM được nhập với thành tiền 0.
• Pepsi: chỉ nhận chứng từ Open hoặc Confirmed; đơn Cancelled và dòng thưởng không có sản lượng bị bỏ qua.
• Khách hàng, nhân viên và sản phẩm chưa có trong Hùng BM sẽ được tự tạo từ file. Thông tin của khách đã có thì không bị thay đổi.

Khi có dòng lỗi

Nếu vài dòng trong file bị thiếu hoặc sai, ứng dụng vẫn nhập các dòng đúng và hiện bảng N dòng lỗi, đã bỏ qua với các cột Dòng, Cột lỗi, Ghi chú, Cách sửa. Sửa các dòng đó trong file gốc rồi nhập lại cả file. Các đơn đã nhập sẽ tự được bỏ qua.

Bảng Lịch sử nhập đơn ở cuối trang ghi 10 lần nhập gần nhất: thời gian, ngành, tên file, số đơn, số dòng lỗi, người nhập và trạng thái (Xong, Xong · có dòng lỗi, Lỗi). Bấm Xem lý do để xem chi tiết lỗi.

Danh sách đơn hàng

Bấm Đơn hàng trên menu (hoặc thẻ Đơn hàng ở thanh dưới điện thoại). Mặc định danh sách hiện đơn của hôm nay.

• NV giao hàng chỉ thấy đơn của mình. Đầu trang có thẻ Xe hôm nay để chọn xe.

• NV bán hàng thấy đơn của các khách mình phụ trách.

Tìm và lọc đơn

• Thẻ trạng thái phía trên: Tất cả, Chờ giao, Đang giao, Giao lại, Hoàn thành, Hoàn thành - Có nợ, Trả về một phần, Thất bại - Hàng trả về, Hủy. Mỗi thẻ có con số đơn. Thẻ Giao lại gom đơn chờ giao lại của mọi ngày. Các thẻ khác chỉ tính ngày đang chọn.
• Ô Tìm kiếm: gõ mã đơn, số hoá đơn, mã khách hoặc tên khách. Gõ không dấu cũng được, ví dụ ba tu tìm ra “Bà Tư”. Ô này chỉ tìm trong ngày đang chọn.
• Ngày: chọn ngày khác, hoặc bấm nhanh Hôm nay, Hôm qua.
• Ngành hàng (1. Nutifood, 2. Pepsi). Văn phòng có thêm ô Nhân viên.
• Chọn xong bấm Lọc.

Đọc bảng đơn

Các cột chính: Mã đơn (kèm ngành), Số HĐ, Mã KH, Khách hàng (kèm địa chỉ), Ngày ĐH, Ngày GH (chữ nghiêng dự kiến nếu chưa giao), Nhân viên, Thùng, Tổng tiền, Hàng trả về, Đã thu TM, Đã thu CK, Công nợ, Ghi chú KH, Trạng thái. Dòng Tổng ở cuối cộng các cột tiền.

• Bấm mã đơn (trên điện thoại: bấm cả thẻ đơn) để mở chi tiết đơn.
• Biểu tượng cảnh báo cạnh Tổng tiền nghĩa là trả về + tiền mặt + chuyển khoản + nợ chưa khớp tổng đơn. Kế toán nên mở đơn để kiểm tra.

Trạng thái của đơn hàng

Chờ giao

Đơn mới nhập, chưa ghi nhận giao hàng.

Đang giao

Hay gặp nhất khi kế toán từ chối khoản tiền đã ghi. Đơn được mở lại để nhân viên giao hàng ghi nhận lại.

Giao lại

Đơn thất bại được kế toán cho giao lại. Nằm ở thẻ Giao lại cho tới khi giao xong.

Hoàn thành

Đã giao và thu đủ tiền.

Hoàn thành - Có nợ

Đã giao, khách nợ một phần hoặc toàn bộ.

Trả về một phần

Khách trả lại một phần hàng (phần còn lại có thể đã trả tiền hoặc ghi nợ).

Thất bại - Hàng trả về

Khách không nhận hàng, toàn bộ hàng mang về. Chờ kế toán chọn Giao lại hoặc Hủy.

Hủy

Đơn đã huỷ, không giao nữa.

Trạng thái đổi ngay khi nhân viên giao hàng bấm xác nhận. Ngày giao thực tế được ghi tự động.

Xem chi tiết một đơn

Trang chi tiết có:

• Thông tin đơn: mã đơn, số HĐ, mã khách, ngày đơn hàng, ngày giao hàng, NVBH, ngành hàng, xe đã giao.
• Nút Gọi khách · số điện thoại để gọi ngay. Nút Chỉ đường mở Google Maps (khi khách có toạ độ).
• Ghi chú khách hàng và nhãn chính sách thu tiền, ví dụ Thu tiền ngay hay Nợ xấu. Đọc kỹ trước khi giao.
• Sản phẩm: từng dòng hàng, số lượng, đơn giá, thành tiền và tổng số thùng.
• Tiền: tổng tiền đơn, hàng trả về, đã thu TM, đã thu CK, công nợ và Còn phải thu.
• Đã ghi nhận: từng khoản đã ghi, kèm ảnh và nhãn Chờ duyệt, Đã duyệt hoặc Bị từ chối.
• Lịch sử trạng thái: ai đổi trạng thái, lúc nào, ghi chú gì.

Ghi nhận giao hàng và thu tiền

Làm ngay tại chỗ khách, sau khi giao hàng. Mỗi đơn có thể kết hợp bốn hình thức: hàng trả về, tiền mặt, chuyển khoản, công nợ.

1. Mở đơn, bấm Thanh toán · số tiền. Nếu đơn không còn phải thu, nút có chữ Xác nhận giao.
2. Đọc ghi chú khách ở đầu trang (ví dụ “Chỉ thu tiền mặt”).
3. Làm theo thứ tự 1 → 4. Bấm vào ô nào thì ô đó mở ra (bấm dấu x để bỏ):
   • 1. Hàng trả về: khách trả lại một phần hàng. Bấm − / + để nhập số lượng trả của từng sản phẩm. Giá trị hàng trả về tự tính. Chọn Lý do (Giao nhầm mã, Hàng hỏng / móp, Sai hàng, Cận hạn sử dụng, Khách đặt dư, Khác) và chụp ảnh hàng trả về (bắt buộc). Làm bước này trước để biết còn phải thu bao nhiêu.
   • 2. Tiền mặt: gõ số tiền thu tại chỗ.
   • 3. Chuyển khoản: gõ số tiền và chụp ảnh chuyển khoản (bắt buộc).
   • 4. Công nợ: gõ số tiền khách nợ, chọn Lý do nợ và chụp ảnh tờ đơn khách ký nợ (bắt buộc).
4. Khi dùng từ hai hình thức trở lên, ô nào chưa sửa sẽ tự nhận phần còn lại. Bấm Thêm phần còn thiếu nếu cần.
5. Nhìn khung bên phải (trên điện thoại: ở dưới). Thanh tiến độ phải báo Đủ tiền, không còn Còn thiếu hay Thừa.
6. Ghi thêm ở ô Bổ sung thông tin (giao hàng ghi) nếu cần, ví dụ “khách hẹn chuyển khoản chiều nay”.
7. Bấm Xác nhận · thu … (hoặc Xác nhận đã giao (không phải thu)).

Màn hình báo Đã lưu cùng trạng thái mới của đơn. Bấm Về danh sách đơn để giao đơn tiếp theo.

Giao thất bại: khách không nhận hàng

Dùng khi khách không nhận toàn bộ đơn. Nếu khách chỉ trả một phần hàng thì dùng ô Hàng trả về trong phần Thanh toán ở trên.

1. Mở đơn, bấm Giao thất bại.
2. Chọn Lý do: Khách phàn nàn chất lượng, Khách đóng cửa, Không liên lạc được, Khách hủy đơn, hoặc Khác. Chọn Khác thì ghi rõ ở ô Ghi chú thêm.
3. Chụp ít nhất 1 ảnh hàng trả về.
4. Bấm Xác nhận giao thất bại.

Đơn chuyển sang Thất bại - Hàng trả về, toàn bộ hàng được ghi là mang về. Kế toán thấy đơn này trong ô Cần xử lý để quyết định giao lại hay huỷ.

Xử lý đơn thất bại: Giao lại hoặc Hủy đơn hàng

Mở đơn có trạng thái Thất bại - Hàng trả về (từ ô Cần xử lý trên Tổng quan, hoặc từ thẻ Thất bại ở danh sách đơn). Đọc lý do thất bại ở đầu trang, rồi chọn:

• Giao lại: gõ Ghi chú giao lại nếu cần (tối đa 300 ký tự), bấm Xác nhận giao lại. Khoản hàng trả về được huỷ, đơn chuyển sang thẻ Giao lại để giao chuyến sau.
• Hủy đơn hàng: gõ Lý do hủy đơn (bắt buộc), bấm Xác nhận hủy đơn. Đơn chuyển sang Hủy.

Xuất danh sách đơn ra Excel

1. Ở trang Đơn hàng, chọn ngày, thẻ trạng thái và bộ lọc cần thiết.
2. Bấm nút xanh Xuất danh sách.

Máy tải về file don-hang-năm-tháng-ngày.csv (ở thẻ Giao lại là don-hang-giao-lai.csv). File mở bằng Excel, chữ tiếng Việt hiển thị đúng. File chỉ gồm các đơn đang hiện theo bộ lọc và trong phạm vi được xem của mình.

Chọn xe hôm nay

Thẻ Xe hôm nay nằm trên trang Tổng quan, trang Đơn hàng và trang Khai báo xăng dầu. Nếu kế toán đã phân xe, thẻ hiện sẵn biển số. Nếu thẻ hiện Chưa chọn xe:

1. Bấm ô Chọn biển số xe, chọn xe mình chạy hôm nay.
2. Bấm Lưu.

Thẻ hiện mã xe và biển số. Từ giờ, mỗi đơn anh/chị ghi nhận giao xong được tính cho xe này.

Phân xe giao hàng

Bấm Phân xe giao hàng trên menu. Thẻ Phân xe có hai lựa chọn: Xe giao hàng và NV bán hàng tự giao.

Phân một xe cho lái xe

1. Chọn Ngày. Bảng bên dưới tự đổi theo ngày. Có thể phân trước tối đa 31 ngày.
2. Chọn Loại xe: Ô tô hoặc Xe máy.
3. Chọn Biển số xe. Xe đã phân cho người khác trong ngày bị mờ, kèm chữ đã phân cho ….
4. Chọn Lái xe. Nếu người này đã có xe khác trong ngày, chọn lại sẽ thay bằng xe mới.
5. Chọn Phụ xe nếu có, hoặc để Không có phụ xe. Mỗi lái xe đi với tối đa một phụ xe.
6. Bấm Lưu phân xe.

Hiện dòng Đã lưu phân xe.. Xe xuất hiện trong bảng Phân xe ngày … và trong ô Xe đang giao ở trang Tổng quan. Lái xe thấy biển số trong thẻ Xe hôm nay.

Ghi nhân viên bán hàng tự giao

1. Bấm NV bán hàng tự giao.
2. Chọn Ngày, Tên sale, gõ Số hoá đơn (ví dụ 0001234) và Ghi chú nếu cần, ví dụ “chỉ giao 5/20 thùng của đơn”.
3. Bấm Lưu phân xe.

Sửa hoặc xoá

Trong bảng Phân xe ngày …, bấm Sửa để đưa dòng đó lên form và sửa, hoặc bấm Xoá rồi bấm OK khi được hỏi Xoá phân xe của …?. Dòng sale tự giao chỉ xoá được, không sửa được.

Cuối trang có bảng Thùng giao thành công theo phụ xe. Số thùng này được dùng để tính lương doanh số theo thùng của phụ xe.

Khai báo xăng dầu

1. Bấm Khai báo xăng dầu trên menu (hoặc ô lối tắt trên trang chủ).
2. Kiểm tra ô Xe (mặc định là xe hôm nay) và Ngày.
3. Gõ Số tiền (đ). Nếu có, gõ thêm Số lít và Số km đồng hồ.
4. Bấm Chụp ảnh để chụp hoá đơn xăng (tối đa 6 ảnh).
5. Bấm nút Khai báo xăng dầu ở cuối màn hình.

Hiện dòng Đã ghi nhận. và khoản xăng xuất hiện ở bảng Khai báo gần đây của tôi. Khoản này được tính vào chi phí của xe ngay.

Hiệu quả phương tiện

Bấm Hiệu quả phương tiện trên menu. Chọn Từ ngày – Đến ngày rồi bấm Xem. Mặc định là từ đầu tháng tới hôm nay.

Tổng thùng giao

Số thùng các xe đã giao thành công trong kỳ.

Giá trị hàng giao

Tổng tiền hàng các xe đã giao.

Tổng chi phí xe

Xăng dầu, sửa chữa và bảo dưỡng, chi phí khác của xe, cộng chi phí loại khác có gắn biển số. Chỉ tính khoản đã duyệt.

Chi phí / thùng

Tổng chi phí chia cho số thùng. Dùng để so sánh độ tiết kiệm giữa các xe.

Bảng Thống kê theo biển số cho từng xe: ngày chạy, số đơn, số thùng, giá trị hàng, từng loại chi phí, tổng chi phí và chi phí/thùng. Bấm biển số để xem chi tiết xe.

Các nút đầu trang: Ghi chi phí, Phân công lái xe – phụ xe (mở trang Phân xe giao hàng), Thêm xe, Xem chi phí.

Thêm xe, sửa thông tin xe

1. Ở trang Hiệu quả phương tiện, bấm Thêm xe (form nằm cuối trang).
2. Chọn Loại xe (Ô tô / Xe máy) và gõ Biển số, ví dụ 29C-123.45.
3. Mã xe có thể để trống, hệ thống tự cấp dạng XE001. Gõ thêm Tên xe, Tải trọng (thùng), Ghi chú nếu có.
4. Bấm Lưu.

• Biển số chỉ gồm chữ không dấu, số, dấu chấm, gạch ngang. Không gõ chữ Đ hay chữ có dấu, nếu không sẽ báo Biển số không hợp lệ, VD: 29C-123.45.
• Sửa thông tin xe: bấm biển số để mở trang chi tiết xe. Sửa ở khung Thông tin xe bên phải, rồi bấm Lưu thông tin xe.
• Xe bán hoặc ngừng chạy: bỏ tích Đang sử dụng trong khung Thông tin xe. Xe không bị xoá, số liệu cũ vẫn giữ nguyên.

Xem chi tiết một xe

Trang chi tiết xe có bốn ô số (thùng giao, giá trị hàng, tổng chi phí kèm số lít xăng, chi phí/thùng) và hai bảng:

• Chuyến theo ngày: mỗi ngày xe chạy, ai lái, bao nhiêu đơn, bao nhiêu thùng, giá trị hàng và chi phí.
• Chi phí: các khoản đã duyệt của xe, kèm ảnh hoá đơn. Bấm ảnh nhỏ để xem ảnh lớn.

Ghi chi phí cho xe: bấm Ghi chi phí ở đầu trang. Form Thêm chi phí mở ra với biển số điền sẵn. Khoản do kế toán ghi phải chờ lãnh đạo duyệt rồi mới hiện trong bảng chi phí của xe.

Xem danh sách công nợ

Bấm Danh sách công nợ trên menu (điện thoại: thẻ Công nợ). NV bán hàng chỉ thấy khách mình phụ trách, trang có tên Công nợ khách của tôi.

Các ô số đầu trang

Tổng công nợ

Tổng tiền khách đang nợ (đã duyệt), số khách và số đơn nợ.

Phân loại nợ

Tiền nợ chia theo Nợ ngày, Nợ tháng và Không cho nợ.

Quá hạn

Tiền nợ đã quá hạn và khách nợ lâu nhất bao nhiêu ngày.

Thu nợ hôm nay

Các khoản liên quan tới nợ được ghi trong ngày, kèm số khoản đang chờ duyệt.

Chờ duyệt

Số phiếu đang chờ kế toán duyệt. Bấm để mở tab Chờ duyệt.

Vượt hạn mức

Số khách và số NV sale đang nợ quá hạn mức. Bấm để mở Chính sách công nợ.

Quy tắc quá hạn

Mỗi đơn nợ có hạn trả là ngày đơn hàng + 7 ngày, áp dụng cho cả nợ ngày và nợ tháng. Qua hạn đó, đơn hiện chữ đỏ quá hạn N ngày.

Lọc danh sách

• Tìm kiếm theo tên hoặc mã khách. Ở trang này nên gõ tên có dấu.
• Loại nợ: Tất cả, Nợ ngày, Nợ tháng, Không cho nợ.
• Nhân viên phụ trách, Từ ngày – Đến ngày (ngày đơn hàng), Sắp xếp (Nợ nhiều nhất / Nợ lâu nhất), công tắc Chỉ quá hạn. Chọn xong bấm Lọc.

Bảng cho biết từng khách: nhân viên phụ trách, loại nợ, số đơn nợ và đơn cũ nhất, số còn nợ, hạn mức (kèm nhãn Gần hạn mức khi đã dùng từ 80%, Vượt hạn mức khi vượt), ghi chú. Dòng khách vượt hạn mức được tô đỏ. Bấm tên khách để xem chi tiết. Bấm Thu nợ cuối dòng để lập phiếu thu ngay.

Văn phòng có thêm ba thẻ: Khách hàng, Theo nhân viên (tổng nợ theo từng nhân viên, bấm tên để lọc), Chờ duyệt, và một thẻ Duyệt thu nợ dẫn sang trang duyệt phiếu.

Xem công nợ của một khách

Bấm tên khách trong danh sách công nợ. Trang khách gồm:

• Đầu trang: mã khách, nhãn chính sách thu tiền, loại nợ, số ngày quá hạn, địa chỉ, điện thoại, NV phụ trách.
• Ba ô số: Còn nợ, Số đơn nợ, Quá hạn (tính từ đơn cũ nhất).
• Khung Chính sách công nợ: loại nợ, hạn mức, dư nợ đang tính hạn mức (gồm cả phần chờ duyệt).
• Ghi chú khách hàng.
• Đơn hàng có nợ: từng đơn với ngày đơn, hạn trả, số tiền nợ, đã thu, còn lại.
• Lịch sử thanh toán: mỗi lần thu, hình thức, đơn áp dụng, phiếu thu, người ghi, trạng thái, ảnh chứng từ. Dòng có hình thức Công nợ là khoản nợ gốc ghi lúc giao hàng, không phải tiền thu.

Nút đầu trang: Lập phiếu thu nợ Giao việc (giao việc thu nợ cho nhân viên; trong form giao việc, chọn lại khách này).

Lập phiếu thu nợ

Dùng khi khách trả nợ cũ. Có ba cách mở form: menu Lập phiếu thu nợ rồi chọn khách, nút Thu nợ trên dòng khách, hoặc nút Lập phiếu thu nợ trên trang khách.

1. Nếu mở từ menu: tìm khách, bấm Lập phiếu thu nợ trên dòng khách đó.
2. Ở mục Áp dụng cho, chọn một trong hai:
   • Thanh toán chung: tiền tự trừ vào đơn nợ cũ nhất trước.
   • Chọn đơn cần thanh toán: tích các đơn khách muốn trả. Sau khi tích, bấm Thu đủ … hoặc tự gõ số tiền (số tiền không tự đổi theo đơn đã tích).
3. Kiểm tra Số tiền thu. Mặc định là toàn bộ số còn thu được. Khách trả một phần thì gõ lại số tiền.
4. Ở mục Hình thức, chọn Tiền mặt, Chuyển khoản hoặc cả hai. Chọn cả hai thì gõ số tiền từng phần, và hai ô tự cân với nhau.
5. Có chuyển khoản thì chụp hoặc tải ảnh chuyển khoản (bắt buộc, tối đa 6 ảnh).
6. Gõ Ghi chú nếu cần, ví dụ “Khách hẹn trả phần còn lại cuối tuần”.
7. Bấm Gửi phiếu thu ….

Phiếu được cấp mã dạng PT261013-001, trạng thái Chờ duyệt, và ứng dụng chuyển sang trang Duyệt thu nợ. Số tiền này được giữ chỗ trên các đơn nợ, nên không ai lập trùng được. Công nợ của khách chỉ giảm khi phiếu được duyệt.

Duyệt thu nợ

Bấm Duyệt thu nợ trên menu. NV bán hàng thấy trang Phiếu thu nợ của tôi để theo dõi phiếu mình đã gửi. Quản lý xem được danh sách, việc duyệt do kế toán làm.

Các thẻ Tất cả, Chờ duyệt, Đã duyệt, Từ chối. Tìm theo mã phiếu, tên hoặc mã khách. Lọc theo ngày lập rồi bấm Lọc. Cột Người duyệt hiện Chờ kế toán duyệt khi phiếu chưa xử lý.

Duyệt tiền thu khi giao hàng

Tiền mặt, chuyển khoản và nợ mà NV giao hàng ghi trên đơn đều phải chờ kế toán duyệt. Mở Danh sách công nợ rồi chọn thẻ Chờ duyệt (hoặc bấm ô Chờ kế toán duyệt trên Tổng quan).

Thẻ Phiếu thu khi giao hàng chờ duyệt có một khung cho mỗi đơn: mã đơn, khách, nhân viên, từng khoản theo hình thức, ảnh chứng từ, tổng đã ghi nhận so với tổng đơn.

1. Đối chiếu tiền mặt nhận được, sao kê chuyển khoản và tờ đơn khách ký nợ với các khoản trên màn hình.
2. Khớp: bấm Duyệt. Nợ của đơn (nếu có) được đưa vào danh sách công nợ.
3. Không khớp: bấm Từ chối, gõ lý do, bấm Xác nhận từ chối. Đơn trở về Đang giao để nhân viên giao hàng ghi nhận lại.

Duyệt hoặc từ chối áp dụng cho cả đơn một lần. Phía trên cùng tab còn có thẻ Phiếu thu nợ chờ duyệt. Bấm mã phiếu để duyệt như phần trên.

Loại nợ và hạn mức công nợ

Bấm Chính sách công nợ trên menu. Có hai cách xem: Theo khách hàng và Theo NV sale.

• Loại nợ của mỗi khách: chọn Nợ ngày (thu trong ngày hoặc vài ngày), Nợ tháng (gom thu theo tháng) hoặc Không cho nợ (NV giao hàng không được ghi nợ). Ô tự lưu ngay khi đổi.
• Hạn mức: gõ số tiền tối đa khách được nợ rồi bấm Lưu. Để trống là không giới hạn.
• Lọc nhanh: ô tìm, chọn loại nợ, tích Chỉ khách vượt hạn mức, bấm Lọc.

Vượt hạn mức không chặn việc ghi nợ: ứng dụng tô đỏ, cảnh báo và đánh dấu vào lịch sử đơn để kế toán theo dõi. Chỉ Không cho nợ mới chặn nhân viên giao hàng ghi nợ. Quản lý xem được trang này, việc sửa do kế toán hoặc quản trị viên làm.

Ghi chú khách hàng và chính sách thu tiền

Ghi chú khách hàng hiện ở danh sách đơn, công nợ và công việc, để mọi người giao hàng, thu nợ đều thấy. Sửa được ở trang chi tiết đơn, trang công nợ khách, trang công việc và trang Phân quyền.

1. Bấm Sửa (hoặc Thêm ghi chú) trong khung Ghi chú khách hàng.
2. Chọn Chính sách thu tiền: Thu tiền ngay, Có thể cho nợ, Cần thu hồi nợ cũ, Nợ xấu (hoặc chính sách khác công ty tự thêm).
3. Gõ ghi chú (tối đa 1000 ký tự), hoặc bấm nhanh các mẫu: Không đòi nợ ngày mùng 1, Khách nợ xấu, Chỉ thu tiền mặt, Gọi trước khi đến.
4. Bấm Lưu.

Xuất công nợ ra Excel

Ở trang Danh sách công nợ, lọc theo nhu cầu rồi bấm Xuất công nợ. Máy tải về file cong-no-năm-tháng-ngày.csv, mở bằng Excel. File gồm mã khách, tên, địa chỉ, NV phụ trách, loại nợ, số đơn nợ, đơn cũ nhất, số ngày quá hạn, còn nợ, ghi chú, hạn mức và trạng thái hạn mức.

Xem danh sách công việc

Bấm Thu nợ và chăm sóc KH trên menu (trên điện thoại là thẻ Công việc ở thanh dưới). Trang có tên Công việc thu nợ & CSKH.

Ba con số trên cùng

Đang mở

Số việc còn đang làm (trạng thái Mới hoặc Đang xử lý). Dòng nhỏ bên dưới cho biết bao nhiêu việc mới, bao nhiêu đang xử lý và bao nhiêu đã quá hạn.

Thất bại cần xử lý

Số việc nhân viên đã báo không làm được. Anh/chị nên đọc lý do và quyết định bước tiếp theo.

Tỉ lệ hoàn thành chung

Trong các việc đã kết thúc, bao nhiêu phần trăm là Hoàn thành (không tính việc còn đang làm).

Lọc và tìm

• Các thẻ Đang mở, Mới, Đang xử lý, Thất bại, Hoàn thành, Tất cả chia việc theo trạng thái. Mặc định là Đang mở.
• Ô Tìm tìm theo tiêu đề, tên khách hàng hoặc ghi chú.
• Ô Nhân viên và Loại (Thu nợ, Chăm sóc KH, Giao hàng lại) để chỉ xem việc của một người hoặc một loại. Trên điện thoại, hai ô này nằm sau nút Bộ lọc.

Việc được xếp theo hạn gần nhất lên trước. Hạn hoàn thành hiện màu đỏ khi đã quá hạn mà việc chưa xong. Việc thất bại hiện lý do màu đỏ ngay dưới tiêu đề. Bấm vào tiêu đề để mở chi tiết.

Khung Tỉ lệ hoàn thành bên cạnh cho biết tỉ lệ của từng nhân viên. Thanh chuyển màu xanh khi đạt từ 70% trở lên.

Bốn trạng thái của một việc

Giao việc mới

1. Bấm Giao việc trên menu, hoặc nút Giao việc ở đầu danh sách công việc. Ở trang công nợ cũng có nút Giao việc thu nợ và Giao việc dẫn tới cùng trang này.
2. Chọn Loại việc: Thu nợ, Chăm sóc KH hoặc Giao hàng lại.
3. Gõ Tiêu đề ngắn gọn, ví dụ Thu nợ Nhà Hàng AB 15tr.
4. Ở ô Khách hàng liên quan, gõ vài chữ của tên hoặc mã khách rồi bấm chọn khách trong danh sách gợi ý. Nếu khách có ghi chú (ví dụ “chỉ thu tiền mặt”), ghi chú hiện ngay bên dưới để anh/chị lưu ý.
5. Chọn Hạn hoàn thành (từ hôm nay trở đi).
6. Chọn nhân viên ở ô Gán cho. Danh sách gồm mọi nhân viên đang làm và đã có tài khoản đăng nhập.
7. Nếu cần, gõ Ghi chú cho nhân viên, rồi bấm Giao việc.

Việc được tạo với trạng thái Mới và trang chi tiết việc mở ra với dòng Đã giao việc, trạng thái Mới. Nhân viên sẽ thấy việc này trong mục Việc của tôi khi mở ứng dụng.

Xem và cập nhật một việc

Trang chi tiết có thẻ Thông tin công việc (khách hàng, địa chỉ, số điện thoại, người được giao, hạn, thời điểm kết thúc) kèm nhãn chính sách thu tiền của khách. Nhãn này là một trong: Thu tiền ngay, Có thể cho nợ, Cần thu hồi nợ cũ, Nợ xấu.

Bên dưới là Ghi chú khách hàng và Ghi chú giao việc. Kế toán, quản lý và quản trị viên sửa được ghi chú giao việc bằng nút Lưu ghi chú.

Cập nhật trạng thái

1. Ở thẻ Cập nhật, chọn Trạng thái mới: Đang xử lý, Hoàn thành hoặc Thất bại.
2. Gõ Ghi chú kết quả nếu muốn, ví dụ “khách hẹn thứ Sáu trả nốt”. Khi chọn Thất bại, ô này đổi thành Lý do và bắt buộc nhập, ví dụ gọi 5 lần không được, đến nơi đóng cửa.
3. Bấm Lưu cập nhật (hoặc Báo thất bại).

Hiện dòng Đã cập nhật công việc. Khi việc thành Hoàn thành hoặc Thất bại, giờ kết thúc được ghi tự động và việc bị khoá, không đổi được nữa.

Việc của tôi (dành cho nhân viên)

Bấm Việc của tôi trên menu, hoặc thẻ Công việc ở thanh dưới điện thoại. Các việc được chia thành Chưa làm, Đang làm, Hoàn thành, Thất bại. Mỗi thẻ việc có hạn, và hạn hiện chữ đỏ quá hạn khi đã trễ.

1. Bấm vào việc cần làm. Đọc kỹ Ghi chú giao việc, Ghi chú khách hàng, địa chỉ và số điện thoại của khách.
2. Khi bắt đầu làm, chọn Đang xử lý rồi bấm Lưu cập nhật. Quản lý sẽ biết anh/chị đã nhận việc.
3. Làm xong: chọn Hoàn thành, ghi kết quả nếu cần, bấm Lưu cập nhật.
4. Không làm được: chọn Thất bại, ghi rõ Lý do để quản lý biết cách xử lý tiếp, bấm Báo thất bại.

Xem danh sách chi phí

Bấm Chi phí trên menu. Chọn Từ ngày, Đến ngày, Loại chi phí, Biển số (hoặc Không gắn xe) rồi bấm Xem.

Chi phí chia thành sáu loại:

1. Chi phí phương tiện: chi tiết Xăng, Sửa xe, Khác.
2. Chi phí nhân viên
3. Chi phí thuê ngoài
4. Chi phí ngoại giao
5. Chi phí sửa chữa chung
6. Chi phí khác

• Ô Tổng chi phí đã duyệt và ô Chờ lãnh đạo duyệt cho biết số khoản và số tiền.
• Khung Cơ cấu theo loại cho biết mỗi loại chiếm bao nhiêu phần trăm.
• Bảng Danh sách chi phí có cột trạng thái: Chờ lãnh đạo duyệt, Đã duyệt, Từ chối (lý do từ chối ở ngay dưới).

Ghi một khoản chi phí

1. Ở trang Chi phí, bấm Thêm chi phí. (Hoặc bấm Ghi chi phí ở trang Hiệu quả phương tiện hay trang chi tiết xe, biển số sẽ được điền sẵn.)
2. Bấm chọn ô Loại chi phí. Với Chi phí phương tiện, chọn thêm Chi tiết (Xăng, Sửa xe, Khác) và Biển số xe (bắt buộc). Loại khác có thể gắn biển số nếu khoản chi dành cho một xe.
3. Chọn Ngày và gõ Số tiền (đ). Với Xăng thì gõ thêm Số lít.
4. Chọn Nhân viên liên quan nếu có.
5. Gõ Nội dung / ghi chú. Bắt buộc với loại 2 đến 6 và với “Khác” của chi phí phương tiện.
6. Chụp hoặc tải Ảnh chứng từ (tối đa 6 ảnh).
7. Bấm Ghi nhận chi phí.

Khoản do kế toán ghi có trạng thái Chờ lãnh đạo duyệt và hiện trong ô Cần xử lý của lãnh đạo. Khoản do quản lý hoặc quản trị viên ghi được duyệt luôn.

Lãnh đạo duyệt chi phí

1. Bấm dòng Chi phí chờ lãnh đạo duyệt trong ô Cần xử lý, hoặc mở Chi phí.
2. Xem nội dung, số tiền và ảnh chứng từ của khoản đang chờ.
3. Đồng ý: bấm Duyệt.
4. Không đồng ý: bấm Từ chối, gõ Lý do từ chối, bấm Xác nhận từ chối.

Năng suất nhân viên

Bấm Năng suất nhân viên trên menu. Chọn Từ ngày, Đến ngày (mặc định từ đầu tháng tới hôm nay), chọn một Nhân viên nếu chỉ muốn xem một người, rồi bấm Xem. Kỳ được tính theo ngày đơn hàng.

Đơn đã giao

Số đơn có trạng thái Hoàn thành, Hoàn thành - Có nợ hoặc Trả về một phần.

Chuyến xe

Mỗi ngày một nhân viên có giao hàng tính là một chuyến.

Thùng giao

Tổng số thùng thực giao (đã trừ hàng trả về).

Doanh thu

Giá trị đơn sau chiết khấu.

Tỉ lệ thu tiền

Trong các đơn đã giao, bao nhiêu phần trăm thu đủ tiền (không ghi nợ). Dưới 90% hiện màu đỏ.

Bảng xếp hạng xếp nhân viên theo số đơn giao, 3 người đứng đầu được làm nổi bật. Các cột: Đơn giao, Chuyến, Thùng, Doanh thu, Thu tiền (%), Công việc (số việc hoàn thành / số việc được giao).

Xem năng suất một nhân viên

Bấm tên nhân viên trong bảng xếp hạng. Trang riêng có cùng năm ô số, bảng Đơn đã giao (ngày, mã đơn, khách hàng, thùng, tổng tiền, trạng thái) và khung Công việc cho biết người này đã hoàn thành bao nhiêu việc được giao. Bấm Bảng xếp hạng để quay lại.

Báo cáo bán hàng theo ngày

Bấm Báo cáo bán hàng trên menu. Chọn ngày bằng ô Ngày rồi bấm Xem, hoặc bấm ‹ Ngày trước, Ngày sau ›, Hôm nay.

Năm ô đầu trang, bấm vào ô nào thì mở bảng chi tiết của ô đó:

Tiền mặt

Báo cáo tiền mặt trong ngày: giờ, khách, số HĐ, mã đơn, nguồn (Thu khi giao hoặc Thu nợ), nhân viên, người ghi, số tiền, trạng thái.

Chuyển khoản

Như trên, cho tiền chuyển khoản.

Đơn nợ mới

Các đơn phát sinh nợ trong ngày, kèm loại nợ (Nợ ngày / Nợ tháng / Không cho nợ).

Thu nợ cũ

Các khoản thu nợ cũ trong ngày, kèm phiếu thu và hình thức.

Sản lượng

Số đơn, số thùng và giá trị hàng giao trong ngày, chia Theo nhân viên và Theo phương tiện.

Mỗi bảng có nút Xuất CSV, tải về file dạng bao-cao-cash-2026-10-13.csv với cùng các cột như trên màn hình và dòng Tổng ở cuối. File mở bằng Excel.

Xuất file Excel mẫu BC BÁN HÀNG

1. Ở trang Báo cáo bán hàng, tìm khung Xuất file Excel mẫu BC BÁN HÀNG.
2. Chọn Từ ngày và Đến ngày (tối đa 366 ngày).
3. Bấm Tải file Excel.

Máy tải về file BC_BAN_HANG_tháng_năm.xlsx (theo tháng của “Đến ngày”). Công thức tổng (SUBTOTAL) được giữ trong file, nên khi lọc trong Excel, dòng tổng tự tính lại.

Điểm danh vào ca, kết thúc ca

1. Bấm Điểm danh trên menu (điện thoại: thẻ Điểm danh ở thanh dưới).
2. Gõ Ghi chú nếu cần (không bắt buộc).
3. Bấm Điểm danh vào ca. Thẻ Hôm nay hiện giờ vào ca và chữ Đang trong ca.
4. Cuối ngày bấm Kết thúc ca. Thẻ hiện Đã kết thúc ca lúc ….

Ngày hôm nay được ghi là Có mặt, kèm giờ vào và giờ ra. Bảng Chấm công tháng này bên dưới liệt kê các ngày đã chấm trong tháng.

Nếu hiện Tài khoản chưa gắn nhân viên, báo quản trị viên. thì nhờ quản trị viên gắn Mã NVBH cho tài khoản.

Đề nghị ứng lương

1. Bấm Ứng lương của tôi trên menu.
2. Gõ Số tiền cần ứng (đ) và Lý do ứng.
3. Bấm Gửi đề nghị ứng lương.

Đề nghị hiện trong danh sách Các đề nghị đã gửi với trạng thái Chờ kế toán kiểm tra. Kế toán kiểm tra trước, sau đó lãnh đạo duyệt. Theo dõi trạng thái và ý kiến của kế toán, lãnh đạo ngay trong danh sách này. Chỉ khoản Đã duyệt mới được trừ vào lương tháng.

Hồ sơ nhân viên

Bấm Nhân sự – tiền lương trên menu, chọn thẻ Nhân viên.

1. Bấm Thêm nhân viên (hoặc Sửa trên dòng nhân viên).
2. Gõ Họ tên, chọn Bộ phận: Kinh doanh, Giao vận, Phụ xe, Kế toán, Kho, Quản lý, Khác.
3. Mã số nhân viên có thể để trống: hệ thống tự cấp theo bộ phận, ví dụ GH0003 cho Giao vận, BH… cho Kinh doanh, PX… cho Phụ xe.
4. Gõ Mã NVBH (mã nhân viên bán hàng trên hệ thống của hãng), số điện thoại, ngày vào làm.
5. Gõ các khoản lương: Lương cơ bản, Phụ cấp, Lương đóng BH, Lương doanh số theo thùng (đ/thùng), số sổ BHXH.
6. Bấm Lưu.

Nhân viên nghỉ việc: bấm Sửa, bỏ tích Đang làm việc, bấm Lưu. Người đó không còn hiện trong chấm công, bảng lương, ứng lương. Hồ sơ cũ vẫn được giữ. Bấm Hiện cả nhân viên đã nghỉ để xem lại.

Chấm công

Thẻ Chấm công hiện Bảng chấm công của tháng đang chọn (đổi tháng ở ô Tháng rồi bấm Xem). Mỗi dòng là một nhân viên, mỗi cột là một ngày, cột hôm nay được tô màu.

Chấm một ô

1. Bấm vào ô của nhân viên ở ngày cần chấm. Rê chuột lên ô để xem giờ vào, giờ ra nhân viên tự điểm danh.
2. Chọn Trạng thái, gõ Tăng ca (giờ) nếu có (bước 0,5 giờ) và Ghi chú.
3. Bấm Lưu. Bấm Xoá để bỏ chấm ngày đó.

Chấm có mặt hàng loạt

Chọn Ngày rồi bấm Chấm có mặt cho NV chưa chấm. Mọi nhân viên đang làm mà chưa có trạng thái ngày đó sẽ được chấm Có mặt.

Bảng lương (duyệt 2 cấp)

Thẻ Bảng lương, chọn tháng. Bảng lương đi qua ba trạng thái:

Cách tính lương mỗi người

1. Lương cơ bản

Lương theo công = lương cơ bản × ngày công ÷ 26. Cộng Tăng ca = lương cơ bản ÷ 26 ÷ 8 × 1,5 × số giờ tăng ca nhập ở Chấm công. Cộng Phụ cấp (trả đủ, không chia theo công).

2. Lương doanh số theo thùng

Số thùng giao thành công × đơn giá/thùng. Phụ xe được tính theo số thùng của lái xe mình đi cùng trong ngày.

3. Thưởng khác

Kế toán nhập tay.

4. Các khoản giảm trừ

BH người lao động 10,5% lương đóng BH, cộng Giảm trừ khác do kế toán nhập.

5. Ứng lương

Tổng các khoản ứng đã duyệt trong tháng.

Tổng lương thực lĩnh

(1) + (2) + (3) − (4) − (5).

Duyệt ứng lương (3 cấp)

Thẻ Ứng lương, chọn tháng. Bảng liệt kê các đề nghị với ý kiến kế toán và ý kiến lãnh đạo. Đầu bảng có tổng đã duyệt của từng người.

Khoản đã duyệt được trừ vào cột (5) Ứng lương của bảng lương tháng đó. Nên duyệt hết ứng lương trong tháng trước khi kế toán đề xuất bảng lương.

Phiếu thêm giờ (duyệt 2 cấp)

Thẻ Thêm giờ. Kế toán ghi phiếu và số tiền đề xuất chi, lãnh đạo duyệt.

1. Chọn Nhân viên, Ngày, gõ Thời gian làm thêm (giờ) (ví dụ 2,5) và Lý do (ví dụ “Giao hàng ngoài giờ”).
2. Gõ Số tiền đề xuất chi (đ) và ghi chú nếu cần.
3. Bấm Thêm phiếu thêm giờ.

Phiếu ở trạng thái Chờ lãnh đạo duyệt. Lãnh đạo bấm Duyệt hoặc Từ chối (kèm lý do). Phiếu không sửa được. Ghi sai thì xoá phiếu chưa duyệt rồi tạo lại.

Bảo hiểm

Thẻ Bảo hiểm chỉ để xem. Ba ô đầu trang: Lương đóng BH tổng, BH NLĐ 10,5%, BH DN 21,5%. Bảng bên dưới tính cho từng nhân viên có khai lương đóng BH: người lao động đóng (BHXH 8%, BHYT 1,5%, BHTN 1%) và công ty đóng (17,5%, 3%, 1%). Muốn đổi số liệu thì sửa Lương đóng BH trong hồ sơ nhân viên.

Mật khẩu quản trị

Trang Phân quyền được bảo vệ thêm bằng một mật khẩu quản trị riêng, khác mật khẩu đăng nhập.

• Lần đầu: bấm Phân quyền, gõ Mật khẩu quản trị (ít nhất 8 ký tự) hai lần, bấm Tạo mật khẩu. Ghi lại mật khẩu này ở nơi an toàn.
• Những lần sau: gõ mật khẩu quản trị rồi bấm Mở khoá. Trang tự khoá lại sau 30 phút kể từ lúc mở.
• Dùng xong, bấm Khoá trang quản trị.
• Đổi mật khẩu: bấm Đổi mật khẩu quản trị, gõ mật khẩu hiện tại và mật khẩu mới hai lần. Mọi quản trị viên khác sẽ phải mở khoá lại bằng mật khẩu mới.

Tạo tài khoản cho nhân viên

Làm trước: nhân viên giao hàng, bán hàng phải có hồ sơ nhân viên ở mục Nhân sự (đang làm việc, có Mã NVBH).

1. Ở thẻ Người dùng, bấm Tạo tài khoản.
2. Gõ Họ tên, Email đăng nhập, Số điện thoại (không bắt buộc, ví dụ 0912 345 678).
3. Gõ Mật khẩu tạm (ít nhất 8 ký tự).
4. Chọn Vai trò: Quản trị viên, Kế toán, Quản lý, NV giao hàng, NV bán hàng, hoặc NV bán hàng + giao hàng.
5. Với NV giao hàng / bán hàng: chọn nhân viên ở ô Gắn Mã NVBH (bắt buộc). Danh sách chỉ gồm nhân viên đang làm và chưa có tài khoản.
6. Bấm Tạo tài khoản.

Gửi email và mật khẩu cho nhân viên riêng từng người (gặp trực tiếp hoặc nhắn riêng), kèm địa chỉ hungbm.techviet.cloud.

Đổi vai trò, số điện thoại, khoá tài khoản

• Đặt vai trò: bấm vai trò mới, thay đổi lưu ngay. Người đó thấy menu mới khi tải lại trang. Nếu đổi sang NV giao hàng hay NV bán hàng, nhớ gắn tài khoản với nhân viên.
• Sửa SĐT: gõ số mới, bấm Lưu. Để trống là xoá số.
• Vô hiệu hóa: người đó không đăng nhập được nữa (dùng khi nhân viên nghỉ việc). Bấm Kích hoạt lại để mở lại. Không tự vô hiệu hóa được tài khoản của chính mình.
• Ô tìm ở đầu thẻ tìm theo tên, email, Mã NVBH.

Cột Vai trò chỉ hiện vai trò vừa đặt trong lần làm việc này. Muốn biết một người đang có vai trò gì, nhờ họ đăng nhập: tên vai trò hiện ngay dưới tên ở cuối menu. Thẻ Phân quyền có bảng tóm tắt quyền theo vai trò để tham khảo. Bảng đầy đủ, mới nhất nằm ở mục Bảng quyền theo vai trò của tài liệu này.

Gắn tài khoản với nhân viên

Thẻ Nhân viên liệt kê mọi nhân viên và tài khoản đã gắn (hoặc Chưa gắn). Con số trên thẻ cho biết bao nhiêu người chưa gắn.

• Tạo tài khoản: mở form tạo tài khoản với nhân viên này chọn sẵn.
• Gắn tài khoản có sẵn: chọn một tài khoản chưa gắn, lưu ngay khi chọn.
• Gỡ: bỏ liên kết giữa tài khoản và nhân viên.

Thêm hay sửa thông tin nhân viên (mã, bộ phận, lương) thì làm ở Nhân sự – tiền lương.

Khách hàng: loại nợ, ghi chú, nhân viên phụ trách

Thẻ Khách hàng. Tìm theo tên, mã khách, địa chỉ. Trên mỗi dòng:

• Loại nợ: chọn Nợ ngày, Nợ tháng hoặc Không cho nợ. Lưu ngay khi chọn.
• Ghi chú: bấm Sửa để đổi chính sách thu tiền và ghi chú (xem Ghi chú khách hàng).
• NV phụ trách: chọn nhân viên bán hàng phụ trách khách. Lưu ngay khi chọn. NV bán hàng chỉ thấy đơn và công nợ của các khách mình phụ trách.

Danh sách chính sách thu tiền

Thẻ Chính sách thu tiền quản lý các nhãn gắn cho khách. Có sẵn bốn nhãn: Thu tiền ngay Có thể cho nợ Cần thu hồi nợ cũ Nợ xấu.

• Thêm: ở khung Thêm chính sách, gõ Tên chính sách, chọn Màu (Xanh dương, Xanh lá, Vàng, Đỏ, Xám). Tích Cảnh báo khi giao hàng ghi nợ cho khách này nếu muốn nhân viên giao hàng được nhắc khi ghi nợ. Bấm Thêm chính sách.
• Sửa: bấm Sửa, đổi tên, màu, cảnh báo, thứ tự, rồi bấm Lưu.
• Ẩn / Hiện: nhãn bị ẩn không chọn thêm được cho khách mới, khách đã gắn vẫn giữ.

Hỏi – đáp

Tôi đăng nhập được nhưng không thấy đơn hay khách nào?

Tài khoản chưa được gắn Mã NVBH, hoặc đang xem nhầm ngày. Thử bấm Hôm nay ở trang Đơn hàng. Nếu trang chủ báo Tài khoản chưa được gán Mã NVBH, báo quản trị viên.

Không thấy một mục trên menu mà đồng nghiệp có?

Mỗi vai trò thấy các mục khác nhau (xem Bảng quyền theo vai trò). Nếu công việc thật sự cần, nhờ quản trị viên đổi vai trò.

Khách đã trả nợ mà công nợ chưa giảm?

Phiếu thu nợ phải được một kế toán khác người lập duyệt thì công nợ mới giảm. Kiểm tra phiếu ở Duyệt thu nợ › Chờ duyệt.

Ghi nhầm số tiền khi giao hàng thì làm sao?

Báo kế toán từ chối khoản đó kèm lý do. Đơn trở về Đang giao, nhân viên giao hàng bấm Thanh toán và ghi lại cho đúng.

Nhập lại một file đơn đã nhập có bị trùng đơn không?

Không. Đơn đã có được bỏ qua và không bị ghi đè. Kết quả nhập sẽ báo số Đơn đã có, bỏ qua.

Sáng sớm, Tổng quan hiện số của hôm qua?

Khi ngành đang xem chưa có đơn hôm nay, các ô về đơn hàng hiện ngày gần nhất có đơn. Nhập đơn của hôm nay xong, số liệu sẽ chuyển sang hôm nay.

Đã giao việc nhầm người hoặc nhầm hạn?

Việc đã giao không sửa được. Giao một việc mới cho đúng, và báo người nhận việc cũ cập nhật việc đó là Thất bại với lý do “giao nhầm”.

Hộp “Nhắc thanh toán” hiện lên là gì?

Đây là thông báo phí dịch vụ phần mềm mà nhà cung cấp gửi công ty, không liên quan tới đơn hàng. Bấm Đã hiểu để đóng (hộp ẩn trong 24 giờ trên máy đó) và báo người phụ trách thanh toán của công ty.

Dùng trên nhiều máy cùng lúc được không?

Được. Một tài khoản có thể đăng nhập trên máy tính và điện thoại cùng lúc. Số liệu luôn là số mới nhất trên máy chủ. Khi thấy số chưa cập nhật, kéo trang xuống để tải lại (điện thoại) hoặc bấm F5 (máy tính).

Các thông báo hay gặp

Giải thích từ ngữ

Ngành hàng

1. Nutifood hoặc 2. Pepsi. Mỗi đơn thuộc một ngành, theo file được nhập.

Mã NVBH

Mã nhân viên bán hàng trên hệ thống của hãng. Dùng để gắn đơn và khách với đúng nhân viên.

Mã đơn, Số HĐ

Mã đơn hàng và số hoá đơn theo hệ thống của hãng (Pepsi: SO… và TI…, Nutifood: số đơn gốc và IN…).

TM, CK

Tiền mặt, chuyển khoản.

Công nợ

Số tiền khách còn nợ công ty, chỉ tính khoản đã được kế toán duyệt.

Nợ ngày, Nợ tháng

Nợ ngày: thu trong ngày hoặc vài ngày. Nợ tháng: gom thu theo tháng. Cả hai đều quá hạn sau 7 ngày kể từ ngày đơn.

Không cho nợ

Khách phải trả đủ khi nhận hàng. Nhân viên giao hàng không được ghi nợ.

Hạn mức

Số tiền tối đa một khách (hoặc một NV sale) được nợ. Vượt hạn mức thì ứng dụng cảnh báo, không chặn.

Chính sách thu tiền

Nhãn màu gắn cho khách (Thu tiền ngay, Có thể cho nợ, Cần thu hồi nợ cũ, Nợ xấu…), hiện ở đơn, công nợ, công việc.

Phiếu thu nợ

Phiếu ghi tiền khách trả nợ cũ, mã dạng PT + ngày + số thứ tự. Phải được kế toán khác người lập duyệt.

Chờ duyệt

Khoản tiền hoặc phiếu đã ghi nhưng kế toán (hoặc lãnh đạo) chưa kiểm tra.

Lãnh đạo

Tài khoản Quản lý (hoặc Quản trị viên). Duyệt ứng lương, bảng lương, thêm giờ, chi phí.

Xe hôm nay

Xe lái xe chạy trong ngày. Đơn giao xong được tính cho xe này.

Phụ xe

Người đi cùng lái xe, được tính lương theo số thùng của chuyến.

Ngày công

Tổng công trong tháng theo bảng chấm công. Lương theo công tính trên 26 ngày.

Báo lỗi cho đúng người, đủ thông tin

1. Nhân viên gặp vấn đề: báo kế toán hoặc quản trị viên của công ty trước.
2. Nếu là lỗi phần mềm, quản trị viên liên hệ bộ phận hỗ trợ TechViet, gửi kèm:
   • Ảnh chụp màn hình lúc gặp lỗi (thấy cả dòng thông báo).
   • Đang ở trang nào (dòng chữ trên cùng, hoặc địa chỉ trang).
   • Giờ xảy ra và vừa bấm nút gì.
   • Email tài khoản đang dùng. Không gửi mật khẩu.